Cara Membuat Surat Resmi
Setelah mengetahui pengertian dan kegunaan surat resmi sekarang saatnya masuk pada langkah-langkah membuat surat resmi yang baik dan benar. Surat resmi yang baik tentu harus memenuhi persyaratan dan juga ketentuan baku yang telah dibuat. Berikut ciri-ciri dari surat resmi yang baik.
- Surat resmi yang baik bila dikeluarkan oleh suatu organisasi biasanya menggunakan kop surat.
- Terdapat nomor pembuatan surat, lampiran dan juga perihal dibuatnya surat tersebut.
- Menggunakan ragam bahasa resmi yang berlaku di negara tersebut.
- Dibuka dan ditutup dengan menggunakan salam yang biasa digunakan oleh kebanyakan orang.
- Salah satu pertimbangan diakui atau tidaknya surat resmi adalah adanya cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Bila tidak ada cap, maka surat tersebut akan diragukan keasliannya.
Bagian-bagian yang Ada Pada Surat Resmi
Bagian Surat Resmisumber Gambar :skipnesia.com
Dalam membuat surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang sudah ada. Dengan begitu surat yang telah dibuat bisa diterima oleh semua kalangan. Secara garis besar dalam sebuah surat biasanya memiliki format seperti bagian pembuka, isi surat dan terakhir adalah penutup. Berikut adalah bagian dari surat resmi.
Kepala atau Kop Surat
Dalam menulis surat resmi, keberadaan kop surat sangatlah penting. Adanya kop surat menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai berikut.
- Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
- Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
- Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
- Kode Pos
- Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.
Tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan. Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan.
Nomor Surat
Contoh Penulisan Nomor Surat ResmiSumber Gambar:slideshare.net
Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat penting. Pada bagian ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Orang yang telah lama berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar bagaimana tata cara penulisan nomor surat dengan baik dan benar. Lalu bagaimana orang yang baru belajar? Bagaimana menulis nomor surat? Berikut penjelasannya.
Pada surat resmi terdapat beberapa bagian seperti nomor surat, kode surat serta bulan dan tahun pembuatan. Semua bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting untuk bagian kearsipan. Setiap lembaga bebas untuk membuat kode sendiri dalam nomor surat. Berikut contoh nomor surat dan pembahasannya.
Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2015
A = Merupakan kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota, atau surat apapun yang berkaitan dengan lembaga atau perusahaan) Sedangkan kode ?B? bisa digunakan untuk pihak luar lembaga.
001 = Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Misal untuk surat pertama yang dikeluarkan oleh lembaga, sedangkan untuk surat kedua bisa menggunakan kode ?002?.
Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya
AKB = Identitas organisasi / institusi
I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi.
2015 = Tahun surat itu di keluarkan.
Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis kembali, cukup tangganya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik. Contoh : Bandung, 17 Agustus 2015.
Lampiran Surat
Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya.
Alamat Surat
Banyak yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga banyak terjadi kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis alamat dalam surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat surat.
- Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
- Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap. sedangkan untuk alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di sampul.
- Penggunaan kata ?kepada? tidak wajib digunakan karena sia-sia.
- Kata ?Yang Terhormat? bisa disingkat dengan ?Yth?
- Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama orang.
- Kata ?Jalan? tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
Salam Pembuka dan Penutup
Penulisan salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.
Isi Surat
Inilah bagian pokok dari sebuah surat. Isi surat biasanya di taruh pada tengah surat yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah surat. Ini surat yang baik adalah yang menggunakan bahasa baku serta kalimat yang ringkas dan mudah untuk dimengerti oleh penerima surat. Pemilihan kalimat serta kata yang digunakan juga merupakan faktor penting dari isi surat resmi.
Penutup surat
Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Berikut beberapa contoh kalimat penutup yang biasanya digunakan dalam surat resmi.
- Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan terima kasih.
- Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
- Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja sama Saudara kami ucapkan terima kasih.
- Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Selain itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan, nama dan NIK, dan juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga adanya tembusan surat, kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga tersebut.
Contoh Surat Resmi
Contoh Surat Resmi Instansi PerusahaanSumber Gambar:portalpagi.blogspot.com
Berikut kami berikan beberapa contoh surat resmi yang bisa dijadikan contekan dalam membuat surat resmi. Untuk lebih bagusnya Anda wajib membuat surat resmi lebih baik lagi dengan menyesuaikan kondisi.
Surat undangan resmi untuk keperluan acara sekolah
Pengurus OSIS SMK Negeri 1 Bandung Jl. Papintaran Kuring No. 12 Bandung
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan berakhirnya masa kegiatan belajar mengajar tahun ajaran 2014/2015 ini, kami selaku pengurus OSIS SMA Negeri 3 Bandung memohon kehadiran dari perwakilan sekolah untuk mengikuti beberapa perlombaan menarik yang sudah kami rancang yang akan diselenggarakan pada :
Hari : Sabtu, 25 Oktober 2015 ? Senin, 27 Oktober 2015 Waktu : Pukul 08.00 WIB s/d selesai Tempat : Lapangan Gasibu Bandung Acara : PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)
Dengan sangat hormat kami mengharapkan kehadiran dari para perwakilan sekolah dan bisa hadir ke tempat pelaksanaan dengan tepat waktu.
Hormat Kami.
Ketua Osis SMK Negeri 1 Bandung,
Ridwan Kamil
Contoh Surat Resmi yang Baik
Contoh Surat Resmi
Itulah artikel sederhana tentang cara dan contoh surat resmi, semoga bermanfaat. Baca juga artikel lain mengenai cara membuat surat pengunduran diri yang baik.
Originally published at sarungpreneur.com on September 23, 2015.